Mempelajari bagaimana cara mengoptimalkan customer service merupakan hal yang sangat penting, terutama jika Anda memiliki bisnis yang sudah cukup besar. Karena, customer service yang baik akan membuat pelanggan merasa senang saat melakukan transaksi.
Sebuah studi menemukan bahwa pelayanan customer service yang buruk dapat membawa kerugian sejumlah US$ 41 miliar pada bisnis-bisnis Amerika setiap tahunnya. Lantas, apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan pelayanan CS?
Berikut 5 Cara Mengoptimalkan Customer Service
Customer service merupakan sebuah layanan yang ditawarkan dari perusahaan untuk para customer, baik sebelum atau sesudah membeli produk atau jasa. Customer service adalah bagian yang tidak terpisahkan dari kesan pelanggan dalam memakai produk Anda.
Nah, apabila Anda ingin menjadi perusahaan yang mendapatkan perhatian lebih dari pelanggan, maka Anda harus bisa mengubah cara Anda dalam melayani pelanggan melalui CS. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
1.Melatih Tim untuk Menghargai Pelanggan
Hal yang pernah dilakukan pertama adalah menanamkan pada diri tim Anda untuk selalu menghargai pelanggan. Ingatkan mereka, bahwa pelanggan adalah aset perusahaan yang paling berharga.
Selain itu, Anda juga perlu memberikan pelatihan kepada mereka yang dianggap masih memiliki peran kurang maksimal ketika memberikan pelayanan yang baik kepada setiap pelanggan.
2. Ketahui Produk yang Dijual
Cara mengoptimalkan customer service untuk perusahaan Anda selanjutnya yaitu dengan mengenali jenis produk yang ditawarkan. Kurangnya pengetahuan akan produk yang Anda jual bisa menjadi poin minus di mata pelanggan.
Tetaplah menjadi orang yang penuh informasi saat berkomunikasi dengan konsumen dan tahu harus berputar ke arah mana jika pertanyaan menjadi terlalu detail atau teknikal untuk dijawab.
Jika perlu, Anda dapat mendedikasikan waktu bersama tim support atau customer service untuk meningkatkan product knowledge dengan mengadakan training secara rutin.
3. Membangun Rasa Empati, Kesabaran dan Konsistensi
Beberapa konsumen akan datang dengan kondisi sedang marah, atau datang dengan mengajukan banyak sekali pertanyaan, dan berikutnya hanya ingin mengobrol saja.
Disini, tim Anda harus tahu bagaimana cara untuk menghandle semuanya dan memberikan tingkat pelayanan yang sama setiap waktu.
4. Siap Dihubungi dari Berbagai Channel
Tips atau cara mengoptimalkan customer service berikutnya adalah dengan siapa untuk dihubungi konsumen dari berbagai channel. Jangan hanya menerima pelanggan dari satu atau dua channel saja.
Jika perusahaan mempunyai beberapa channel untuk memudahkan pelanggan menghubungi perusahaan, maka tim customer service harus siap untuk melayani dari berbagai channel yang ada tersebut.
Berikan pelanggan perhatian yang penuh dengan mendengarkan secara seksama sehingga mereka akan merasa dihargai.
5. Review Kembali dengan Feedback
Walaupun sudah merasa mampu memberikan pelayanan terbaik bagi para pelanggan, belum tentu mereka merasakan hal yang sama. Silahkan berikan wadah bagi mereka untuk memberikan feedback terhadap layanan yang Anda berikan.
Cara customer service ini bisa dilakukan dengan mengisi survey telepon di akhir service call, service email yang dikirimkan langsung dari CRM tool Anda, atau form pada page contact us di web Anda.
Ciptakan sarana bagi customer untuk memberikan feedback, hal ini akan memudahkan Anda untuk mempelajari apa saja yang perlu diperbaiki.
Demikian lima cara mengoptimalkan customer service yang bisa diikuti untuk tim Anda serta dapat memberikan good experience kepada customer Anda. Dengan cara meningkatkan kepuasan pelanggan tersebut, nantinya dapat tercipta kepuasan dan loyalitas pelanggan.
