Dari sudut penjual, PO adalah cara untuk menawarkan kredit pada pembeli tanpa resiko. Hal ini karena pembeli memiliki kewajiban untuk membayar produk atau layanan yang dikirim.
Sedangkan pelanggan diuntungkan karena memesan barang tanpa harus bayar segera. Simak penjelasan tentang pengertian PO dan bagaimana Anda bisa menerapkannya di bisnis Anda.
Pengertian PO adalah Pre Order
PO adalah singkatan dari Pre Order atau Purchase Order yang berarti sebuah transaksi pengajuan pembelian barang kepada penjual. Dalam praktiknya PO membutuhkan dokumen transaksi yang berisi informasi tentang jumlah, jenis barang yang dipesan.
Baca juga: Pre Order atau Ready Stock? Pilih Mana?
Seperti nama merek barang,SKU atau nomor model, harga per unit, tanggal pengiriman, lokasi pengiriman, alamat penagihan, sampai ketentuan tentang pembayarannya. Format dokumen PO inilah yang perlu diperhatikan penjual saat ingin memperlakukan sistem Pre Order ini.
Format PO
Jika Anda baru memulai usaha dan baru membuat website atau merintis toko online di marketplace, maka perlu memahami sistem PO ini karena sudah biasa diterapkan dalam bisnis. Biasanya, cara membuat website toko yang wajib dilakukan adalah menerapkan sistem PO.
Apalagi jika usaha Anda belum bisa produksi stok barang yang banyak, namun sudah sukses di pasaran. Maka sistem PO adalah cara yang tepat karena pelanggan tetap bisa memesan barang tanpa harus membayarnya segera tetapi tetap dijamin transaksinya.
Setiap transaksi PO memiliki nomor unik yang terkait. Jadi ini akan membantu pembeli dan penjual melacak pengiriman dan pembayaran. Itulah sebabnya Pre Order memiliki format tersendiri dalam pembuatannya.
Berikut ini format PO yang perlu Anda terapkan dalam dokumen pembelian barang:
1. Nama Pembeli
Dokumen Purchase Order memuat nama pelanggan, termasuk informasi lain seperti nomor telepon dan alamatnya.
2. Tanggal Pembuatan
Barang yang dipesan pelanggan harus transparan dan dicantumkan tanggal pembuatannya. Sehingga penjual tahu kapan barang dipesan pelanggan dan segera melakukan memproses pesanannya.
3. Nomor PO
Nomor ini digunakan untuk keperluan data perusahaan agar lebih mudah mengaudit penjualan.Nomor PO ini dibuat rangkap sebagai arsip dan juga dikirim pada pembeli.
4. Detail Pemesanan
Dokumen PO berisi informasi detail, seperti barang, warna, jumlah, ukuran, harga, dan informasi lain yang berkaitan dengan transaksi barangnya.
Baca juga: Iklan Komersial Adalah Strategi Marketing, Ini Penjelasannya
5. Pengiriman
Harus ada informasi pengiriman dalam dokumen PO karena jadi bukti pembelian oleh pelanggan Anda.
Baca juga: Tips Meningkatkan Kepuasan Pelanggan!
Proses PO Saat Pembelian
Setelah selesai membuat dokumen PO, maka hal selanjutnya yang perlu diperhatikan adalah proses PO-nya. Prosedur PO ini tidak boleh dilakukan sembarangan agar transaksi jual beli bisnis Anda berjalan lancar. Berikut ini proses PO yang perlu dilakukan secara bertahap:
1. Daftar Permintaan
Permintaan internal harus dibuat dan disetujui terlebih dahulu sebelum pembelian dilakukan. Setelah disetujui, maka tahap ini pembuatan pemesanan pembelian bisa dimulai.
2. Pembuatan Pesanan
Pada tahap ini, pembeli dikomuikasan dengan vendor dan menyetujui spesifikasi barang dan jasa yang dibutuhkan. Termasuk harga dan syarat pengiriman lainnya.
Baca juga: Mudah Mengatur Orderan dengan Order Management OrderOnline
3. Konfirmasi atau Persetujuan
Jika proses pesanan pembelian sedang berlangsung, maka vendor meninjau pesanan untuk memastikan setiap pesanan. Mereka bisa menolak pesanan jika ada perbedaan atau masalah.
4. Pengajuan
Cara ini adalah praktik yang tepat untuk pembeli mencatat atau mengajukan pemesanan atau pembelian untuk referensi di masa datang.
5. Pengiriman
Vendor kemudian mengirim barang dari transaksi pembelian dan memverifikasi kualitas dan spesifikasi sesuai dengan pesanan.
Baca juga: SMART LOGISTIC; Succes Rate Terjaga!
6. Penutup
Tahap terakhir, jika pembeli sudah puas dengan pesanan, maka pesanan pembelian dikirim untuk penutupan. Vendor akan mengajukan faktur yang disetujui oleh pembeli atau pihak keuangannya.
Nah, itulah penjelasan tentang PO yang merupakan singkatan dari Pre Order atau Purchase Order. Dalam dunia bisnis, PO adalah sistem yang perlu Anda kuasai.
